Wo Unternehmen wachsen und sich neu formieren, entstehen neue Anforderungen. Mit der Erweiterung um die Bindan-Gruppe entschied sich Deutschlands führender Personaldienstleister Randstad, fast 300 Niederlassungen mit Lexmark Multifunktionsgeräten auszustatten. Neben besserer Performance und extrem einfacher Bedienbarkeit profitiert das Unternehmen damit auch von der Chance auf neue Workflows.
Das Unternehmen
Randstad Deutschland bietet Unternehmen unterschiedlichster Branchen umfassende Personalservice-Konzepte rund um die Zeitarbeit. In rund 500 Niederlassungen erwirtschaften rund 63.000 Mitarbeiter einen Umsatz von 1,73 Milliarden Euro. In den vergangenen Jahren ist die Randstad-Gruppe von starkem Wachstum geprägt.
Die Herausforderung
Die kontinuierliche Expansion der Randstad-Gruppe bedeutet neben mehr Größe auch mehr Komplexität in der IT-Landschaft. So machte die Übernahme der Bindan-Gruppe beispielsweise die Integration neuer Niederlassungen in die bestehenden IT-Strukturen notwendig. Man war sich einig, dass alle Niederlassungen auf die kundenspezifischen SAP-Anwendungen, Systeme und eine einheitliche IT-Peripherie umgestellt werden sollten.
Das bisher recht heterogene Bild aus altmodischen Faxgeräten, Kopierern mit verschieden langen Wartungsverträgen und Druckern unterschiedlichster Modelle sollte zukunftstauglich werden. Auch auf eine künftig schlanke Administration trotz dezentraler Struktur legte das Unternehmen großen Wert.
Die Lösung
Drei Faktoren gaben den Ausschlag für Lexmark: Zukunftsorientierung für neue Workflows, Zuverlässigkeit der Geräte und vor allem die einfache und intuitive Benutzerführung über das Touchscreen-Bedienpanel. Auch die guten Erfahrungen der Bindan-Gruppe mit Multifunktionsgeräten flossen in die Entscheidung für Lexmark mit ein und so werden zurzeit fast 300 Niederlassungen mit Lexmark Multifunktionsgeräten X644e ausgestattet.
„Wir konnten bei Bindan sehr gut sehen, welchen Nutzen die einfache Bedienbarkeit über einen Touchscreen brachte. Es ist komfortabel und spart Zeit. Statt einem dicken Handbuch haben wir auf den Lexmark Druckern jetzt einen großen Farb-Touchscreen mit vier Icons und einer grafischen, menügeführten Benutzeroberfläche.“ Die Anwender sind dankbar: „Das brauchen Sie wirklich nicht zu erklären“, hören wir immer wieder bei der Neuinstallation des X644e“, beschreibt Peter Eppel, Leiter DV-Betrieb bei Randstad, die Erfahrungen aus den fast 300 Niederlassungen.
Das Gerät erklärt sich von allein, sagen unsere Mitarbeiter.
– Peter Eppel, Leiter DV-Betrieb, Randstad Deutschland GmbH & Co. KG
Auch die Zuverlässigkeit spielte bei der Entscheidung für die neuen Lexmark Geräte eine tragende Rolle. Wobei der Faktor Zuverlässigkeit bei einem Multifunktionsgerät noch mehr ins Gewicht fällt als bei herkömmlichen Druckern. „Denn hätten wir hier eine Störung, fielen praktisch drei Geräte gleichzeitig aus“, erläutert Peter Eppel weiter. Scannen, Kopieren, Faxen und Drucken in einem – das ist die Lösung der Zukunft.
Das Lexmark Modell X644e überzeugte ihn sofort. Die im Unternehmen bereits vorhandenen Laserdrucker Lexmark T630 wären zwar durch eine multifunktionale Erweiterung aufrüstbar gewesen, „aber das Modell X644e erschien uns noch attraktiver, vor allem wegen des großen Touchscreens. Dass uns Lexmark darüber hinaus noch entgegenkam und die teilweise nur ein Jahr alten T630 Modelle zurückkaufte, hat uns in unserer Entscheidung nur bestätigt.“
Das Ergebnis
Aus drei beziehungsweise vier mach eins: Die zuvor an Einzelgeräten ausgeführten Aufgaben Drucken, Faxen, Scannen und Kopieren übernimmt jetzt ein Multifunktionsgerät X644e. In Randstad-Niederlassungen mit weniger als fünf Mitarbeitern ersetzt es den bisherigen Drucker Lexmark T630 sowie nach und nach alle noch bestehenden Kopierer und Faxgeräte. Greifen in einem Team mehr als fünf Mitarbeiter auf einen Drucker zu, wird der T630 nicht ersetzt, sondern um ein Multifunktionsgerät ergänzt, um Engpässe zu vermeiden.
Einfach heißt auch schnell. Das spart Zeit am Arbeitsplatz und in der Administration.
– Peter Eppel, DV-Leiter Randstad
Die ersten Erfahrungen sind vielversprechend. „Wir bauen die Kopierer nach und nach ab und stellen dabei fest, dass die Lexmark Geräte bequemer sind: keine Aufwärmzeiten, weniger Störungen und kein zusätzlicher Platzbedarf. Für die Faxgeräte gilt das Gleiche, auch hatten wir in manchen Niederlassungen reine Scan-Arbeitsplätze mit eigenem PC. Auf dieses notwendige Übel können wir nun verzichten“, sagt Peter Eppel erleichtert.
Bei einem Unternehmen mit 420 Niederlassungen bedeutet die schnelle Administrierbarkeit im Alltag eine große Arbeitserleichterung. Alle Standard- Konfigurationsdaten liegen in einem sogenannten Image vor. Später gewünschte Änderungen, wie etwa eine neue Standardschrift, sind damit für alle Niederlassungen mit einem einzigen Vorgang umsetzbar.
Der First Level Support ist beim Randstad Service Center in Eschborn angesiedelt. Er arbeitet eng mit dem bundesweit tätigen Lexmark Servicepartner SOTEC zusammen und hat mit dem Vor-Ort-Service beste Erfahrungen gemacht. Bei einem Geräteausfall wegen Blitzschlags etwa wurde das neue Gerät am gleichen Tag geliefert, erinnert sich Peter Eppel: „Die Betreuung durch Partner vor Ort bringt mehr Nähe, man hat feste Ansprechpartner.“ Und wichtig sei auch der menschliche Faktor: „Lexmark geht auf unsere Wünsche ein, Preis, Performance und Service stimmen.“
Für Randstad war es wichtig, trotz dezentraler Struktur die Administration schlank zu halten.
– Frank Hamann, Vertriebsleiter, SOTEC GmbH
Nicht zuletzt der Blick in die Zukunft stimmt zuversichtlich. Derzeit arbeitet seine Abteilung an einer Lösung zur Vereinfachung bestehender Workflows: die elektronische Personalakte. Der Personaldienstleister möchte damit die gewünschten Personaldaten jederzeit an jedem Ort elektronisch zur Verfügung haben. Dazu gehört, in den Niederlassungen Dokumente zu scannen, die in die Personalakte gehören. „Mit der Lexmark Funktion Scan-to-Folder sind wir dazu schon heute bereit“, erklärt der Leiter des DV-Betriebs und er ist sicher: „Wenn man sich vor Augen hält, dass wir derzeit 45.000 Mitarbeiter verwalten, die beispielsweise ihre Arbeitszeiten handschriftlich in Time Sheets dokumentieren, so wird schnell klar, wie viel Potenzial in einer solchen Lösung steckt. Die elektronische Personalakte ist noch Zukunft. Aber dank der neuen Lexmark Drucker ist der erste Schritt dahin getan.“